Dopo un periodo di apparente calma siamo tornati con una nuova funzionalità che darà un po' di tranquillità ai capi progetto.

In ogni progetto si sostengono delle spese – acquisto di materiali, viaggi, consulenze esterne, cene di lavoro, e così via – che potrebbero essere registrate al di fuori di Apollo, non registrate o addirittura dimenticate del tutto. La revisione delle spese invece è un aspetto importante nella vita di un progetto ed è buona norma tenerne conto.

Per aiutarvi, da oggi Apollo ha una nuova sezione dedicata: quella delle Spese.

In questa sezione è possibile registrare e tenere traccia delle spese di tutti i membri del progetto (ma è possibile limitare l'accesso per ogni membro) e controllare di tanto in tanto il totale.

Oltre all'ammontare e alla data, ogni spesa può essere registrata nel suo contesto, grazie alla possibilità di scegliere una categoria o di aggiungere eventuali note personali. Inoltre è possibile caricarne la ricevuta e specificare se la spesa dovrà essere fatturata o meno.

Le regole di visibilità sono le stesse della sezione Tempo: è possibile abilitare gli utenti alla registrazione delle spese, a visualizzare le proprie spese, quelle della propria compagnia oppure di tutti i membri del progetto.

La sezione Spese accresce ulteriormente l'affollamento del sottomenu di progetto, che per alcuni potrebbe diventare troppo confusionario. Fortunatamente il menu è completamente personalizzabile, e vi invitiamo ad attivare solo le voci che realmente servono al vostro progetto!

La funzionalità di oggi era il tassello mancante per poter introdurre finalmente la possibilità di tracciare il budget per ogni progetto, che arriverà a breve in Apollo. Restate sintonizzati!

Nuove funzionalità

• La creazione di un progetto usando un modello di progetto ora include i ruoli.
• Il grafico Gantt ha una nuova scala temporale a Ore, per visualizzare correttamente l'orario di inizio e fine di un Task.

Miglioramenti

• L'esportazione dei contatti in formato CSV ora tiene conto del filtro "Proprietario".

Risoluzione dei problemi

• Dopo aver assegnato un Traguardo esistente a un altro utente, il nome di quest'ultimo non era visibile nella pagina dell'attività del progetto.
• Il menu "Ruoli" veniva mostrato anche agli utenti che non avevano il permesso di vederlo (che, cliccandolo, ricevevano un semplice errore).
• Dopo aver modificato i filtri della pagina dei Task di un progetto veniva evidenziato il primo modulo visibile di aggiunta di un sottotask.
• I Task dei modelli di progetto creati da un progetto avevano la di inizio relativa alla data di creazione del progetto anziché del Task.
• In alcuni casi, dopo un aggiornamento, era necessario ricaricare più volte la pagina per avviare Apollo. Non è più così, e non succederà mai più!

L'estate inizia a farsi sentire, il caldo aumenta, ma questo non ci impedisce di continuare a lavorare su Apollo! Per tutti coloro in attesa: abbiamo quasi completato la funzionalità di Gestione del budget per i progetti, e gli utenti del Brave Collective avranno la possibilità di provarla molto presto!

Ma passiamo alla funzionalità principale di oggi!

Come spesso succede nei team di tutte le dimensioni, i tempi dei progetti variano e le persone assegnate a un certo progetto vengono spostate su un altro. Tuttavia, dopo un rimescolamento di persone, le responsabilità del progetto assegnate a una persona devono essere modificate manualmente, un lavoro tedioso e spesso noioso.

Non più! Da oggi è possibile riassegnare tutti i Task e/o Traguardi da un membro del progetto ad un altro; assicuratevi che entrambi gli utenti possano accedere al progetto, aprite la pagina Persone e autorizzazioni, e cercate il pulsante Riassegna elementi nella porzione destra della pagina. Un click sul pulsante rivelerà la schermata qui sotto:

Selezionate l'attuale responsabile dalla lista a sinistra, il nuovo responsabile dalla lista a destra, scegliete se riassegnare i Task o i Traguardi (o entrambi) e fate click sul pulsante Riassegna elementi. Fatto!

Ecco un suggerimento veloce per i capi progetto che già sfruttano i Modelli di progetto: supponiamo di avere un modello accuratamente preparato con i tempi di un progetto tipo, con Elenchi di task, Task, Subtask e Traguardi, e che i responsabili vengano scelti solo quando il progetto inizia effettivamente. Il modo normale per assegnare i responsabili sarebbe quello di farlo manualmente dopo aver scelto i membri del progetto.

Il nostro suggerimento invece è di aggiungere ai membri del modello di progetto degli utenti finti, ad esempio Designer generico, Sviluppatore generico 1, Sviluppatore generico 2, e così via – gli utenti sono illimitati qualsiasi sia il vostro piano di Apollo – e assegnare loro le responsabilità di Task e Traguardi, quindi creare il progetto usando il template e riassegnare gli elementi usando la funzionalità di riassegnazione.

Un aggiornamento su Apollo Mobile

Sebbene stiamo lavorando sulle nuove app native di Apollo, ci fa comunque piacere accontentare eventuali vostre richieste riguardo la versione mobile-web corrente. Alcuni di voi hanno richiesto l'aggiunta del feed di attività del progetto, che torna sempre utile quando si vuole dare uno sguardo al progresso di un progetto mentre si è movimento. Detto, fatto. Da oggi la troverete a disposizione quando aprite un progetto sul vostro smartphone!

E questo è tutto per oggi, grazie per l'attenzione!

Cambiamenti

• Importazione di un modello in un progetto: scegliere un modello contenente almeno un task con data di scadenza relativa alla scadenza del progetto non è più permesso se il progetto di destinazione non ha una data di scadenza impostata.

Risoluzione dei problemi

• Aggiunto spazio tra i Task in I miei task completati, che non venivano visualizzati correttamente.
• La navigazione da tastiera si interrompeva quando il focus passava sulle select box nelle finestre di salvataggio tempo o di scelta di un Task.
• La finestra di autenticazione per Google Drive o Dropbox non si chiudeva dopo avere completato la connessione, e c'era bisogno di ricaricare Apollo per iniziare ad usare questi servizi.

L'anno scorso vi abbiamo presentato una funzionalità chiamata Audit dei Task, che vi permette di vedere l'intera sequenza di modifiche di qualunque task e avere una visione chiara della sua storia.

Nel tempo abbiamo notato che l'utilizzo di tale funzionalità è cresciuta sempre più, quindi è chiaro che gli utenti la trovano utile e ci fanno affidamento. Nonostante la sua controparte per i Traguardi non abbia mai vinto un sondaggio (anzi ne ha anche perso uno contro Campi CRM personalizzati), abbiamo deciso di svilupparla comunque, quindi da oggi è disponibile a tutti anche la funzionalità di Audit dei Traguardi.

Così come per i Task, l'Audit dei Traguardi è disponibile nella pagina di dettaglio di un Traguardo. Cercate il riquadro Ultime modifiche nella colonna a destra, come mostrato qui sotto:

Facendo click sul link Dettagli viene mostrato lo storico delle modifiche al Traguardo, ordinate per data. Qui potete vedere se il Traguardo è stato spostato, riassegnato o rinominato, quando è successo e chi l'ha fatto.

Lo sviluppo di questa funzionalità è iniziato alcuni mesi fa, quindi avrete da subito a disposizione lo storico delle modifiche dei Traguardi degli ultimi 6 mesi!

Suggerimento della settimana

È possibile vedere i Task completati di recente in ogni Elenco di task facendo click sul menu a comparsa Completati di recente nell'intestazione dell'elenco, ma questo vi mostrerà solo i Task completati nelle ultime due settimane! Come facciamo a vedere tutti i Task completati? È semplicissimo: basterà fare click sul selettore integrato nel titolo della pagina e scegliere Tutti i task, quindi fare click su Mostra.

Per oggi è tutto, grazie per l'attenzione!

Cambiamenti

• Gli Elenchi di task nascosti ora vengono nascosti anche nei grafici Gantt.

Risoluzione dei problemi

• Grafici Gantt: passare da Task attivi a Tutti i Task faceva ricaricare Apollo usando Microsoft Edge o Safari.
• Grafici Gantt: l'Elenco di Task In entrata non era visibile, quindi non era possibile aggiungerci i Task.
• Tempo su progetto: i totali di tempo Fatturabile e Non fatturabile erano invertiti di posizione.
• In alcuni casi agli utenti non veniva mostrata l'immagine di sfondo personalizzata.
• Alcune etichette nel grafico di Gantt non erano correttamente... etichettate.

Questa settimana vi mostriamo una nuova funzione che è appena arrivata in Apollo e vi aggiorniamo sul lavoro fatto per essere conformi alla nuova normativa sulla protezione dei dati (GDPR). Scopriamo tutto!

Ruoli utente

Questa nuova funzionalità è stata richiesta molto spesso ultimamente, in particolare dai team che impiegano un numero non proprio piccolo di utenti, per la collaborazione all'interno dei progetti.

Specialmente quando nel progetto sono coinvolti anche gli utenti esterni – ad esempio il cliente – per i membri del progetto scegliere a chi assegnare un task può diventare difficoltoso, se messi davanti alla scelta di una dozzina o più persone, in quanto spesso non si sa bene quale sia la specializzazione delle varie persone.

Per risolvere questo problema, da oggi potete assegnare uno o più ruoli ai membri del progetto, e quindi assegnare i task scegliendo uno specifico ruolo. Basterà aggiungere un nuovo ruolo nella pagina dei Ruoli del progetto, quindi assegnare gli utenti a quel ruolo. Naturalmente è possibile mischiare utenti interni ed esterni, o anche assegnare più ruoli allo stesso utente.

Ed ecco con quale semplicità ora si selezionano più responsabili per un task: basta fare click sul nome del ruolo e tutti i membri del progetto assegnati a quel ruolo saranno selezionati all'istante!

Naturalmente, spostare gli utenti da un ruolo all'altro non modificherà in nessun modo i task già assegnati.

Il GDPR Europeo

Negli ultimi mesi abbiamo anche lavorato per assicurarci di essere pronti per l'entrata in vigore del GDPR.

Finora avrete di sicuro già ricevuto almeno una dozzina di email sull'argomento, quindi possiamo risparmiarvi la lezione su cosa sia questa nuova legge europea che entrerà in vigore il 25 Maggio. Ma se avete vissuto in una caverna negli ultimi mesi, al riparo da tutto il tamtam mediatico, potete aggiornarvi sul sito ufficiale EUR LEX o su Wikipedia.

Sappiate che abbiamo dedicato tutte le risorse necessarie per adeguarci alla nuova normativa: alcuni esempi di attività che abbiamo svolto sono:

• Aggiornato la nostra Informativa sulla privacy per renderla più chiara e comprensibile possibile.
• Rivisto e rinforzato le nostre politiche interne di gestione dati e di ritenzione dei dati, specialmente per i backup.
• Controllate e aggiornate le nostre dashboard amministrative, assicurandoci che le informazioni mostrate siano adeguate, rilevanti e limitate allo stretto necessario in relazione allo scopo per cui sono disponibili.
• Esaminati i sub-incaricati che entrano in contatto con i vostri dati e verificato che anch'essi siano a loro volta rispettosi degli standard di sicurezza e privacy previsti dal GDPR.
• Riviste e potenziate le nostre opzioni di esportazione dati per assicurarci che l'account owner possa esportare tutti i dati in un formato strutturato, comune e adatto al parsing automatico (XML) in ogni momento.

Per oggi è tutto, grazie per l'attenzione!

Miglioramenti

• API: Ora è possibile caricare i progetti archiviati.
• Modelli di Progetto: la data di scadenza dei Traguardi ora può essere impostata oltre 52 settimane.

Risoluzione dei problemi

• Facendo click al di sotto della linea delle 11:00 nel calendario non mostrava il form di aggiunta di un nuovo Evento.
• Attivando l'opzione “Rinvia anche i sottotask” alla modifica a un task con i sottotask rinviava solo i sottotask di primo livello.
• Contatti: l'aggiunta di una nota visibile solo a utenti specifici mostrava un errore se non era stata scelta nessuna persona.

L'estate sta arrivando – almeno in questo emisfero, ci spiace amici del sud – e anche se la voglia di godersi la spiaggia è in continuo aumento, continuiamo imperterriti a lavorare per portarvi ogni settimana nuove funzionalità!

Oggi semplifichiamo l'accesso alla funzioni di ogni Progetto.

Come già sapete, ogni Progetto è legato ad una lista di elementi come Task, Messaggi, File e così via. Ognuno di questi elementi appartiene ad una propria sezione nel menu principale del Progetto.

Con il recente rilascio dei Diagrammi di Gantt, la sensazione è che questo menu stia diventando sempre più affollato, e se nel vostro progetto si collabora solo tramite Messaggi e Task, da oggi potrete adattarlo alle vostre necessità. Può passare da così:

A così:

È un ottimo modo per rendere un Progetto meno confusionario e abbassare la curva di apprendimento per i vostri clienti e, in generale, per gli utenti meno pratici.

Questa funzionalità avrà ancora più senso nelle settimane seguenti, quando verrà rilasciata la possibilità di impostare il budget di ogni Progetto, insieme a quella di registrare le spese del Progetto.

Votate la vostra funzionalità preferita

Ricordate: come utenti registrati, avete la possibilità di votare la vostra funzionalità di Apollo preferita tra quelle in arrivo. Vi basta aprire la pagina Sondaggi per le nuove funzionalità, accedere con il vostro account e iniziare a votare.

Per oggi è tutto, grazie per l'attenzione!

Novità

• Aggiunta la possibilità di aggiungere la data di inizio ai Task nei Modelli di elenchi di task.

Miglioramenti

• Aggiunta la paginazione alla pagina ‘Traguardi in tutti i tuoi progetti'.

Risoluzione dei problemi

• API: alcuni workspace non riuscivano ad aggiungere o modificare gli eventi del calendario.
• In alcuni casi, gli allegati a un Task personale o a un commento a un Task personale non erano visibili agli utenti oltre il proprietario del Task.
• Form di modifica Task: una volta impostata, la data di inizio non poteva essere rimossa.
• Le email inviate ad Apollo con il corpo del messaggio in formato HTML in alcuni casi non venivano ripulite correttamente.

Abbiamo sentito cosa avete appena detto dopo aver letto l'oggetto qui sopra, perché è stato un clamoroso finalmente.

È tutto vero, su Apollo sono arrivati i diagrammi di Gantt.

D'ora in poi sarà molto più semplice visualizzare i Task di progetto sulla linea temporale e applicare al volo le modifiche necessarie semplicemente trascinandoli.

Il diagramma di Gantt vi consente anche di modificare i traguardi, e presto permetterà di impostare le relazioni tra i task (quest'ultima funzionalità è attualmente in fase di test da parte degli utenti del Brave Collective)

Sul lato sinistro troverete una gerarchia ad albero di Progetti, Traguardi, Elenchi di task, Task e Sottotask, e potrete concentrarvi solo su ciò che vi interessa nascondendo parti della gerarchia con i pulsanti +/-.

Anche se tutte le modifiche fatte ai Task usando il diagramma di Gantt vengono salvate in tempo reale, è possibile annullarle facendo click sul pulsante Annulla.

Come ogni altra funzionalità in Apollo, il diagramma di Gantt migliorerà nel tempo grazie ai vostri suggerimenti, quindi scriveteci per farci sapere cosa ne pensate.

Grazie per l'attenzione!

Risoluzione dei problemi

• I file senza permesso di scrittura in Google Drive non potevano essere selezionati.
• Apollo non veniva ricaricato correttamente appena dopo aver collegato un account di terze parti come Dropbox o Google Drive.
• In alcuni casi, un Sottotask aggiunto dalla pagina di dettaglio del Task padre non appariva nell'Elenco di task giusto finché Apollo non veniva ricaricato.
• A volte, dopo aver aggiunto o eliminato un Sottotask, l'interfaccia utente non veniva aggiornata.
• La conversione di un Progetto in un Modello di progetto non includeva le cartelle dei file.
• La finestra di selezione Task usata per collegare un Task a un Timer non mostrava il reale stato di ogni Task.
• API: i Task di contatto venivano aggiunti senza assegnare il responsabile specificato.

Oggi vi mostreremo ben due nuove funzionalità. È un segno lampante della quantità di tempo che dedichiamo ad Apollo. Vediamo cosa c'è di nuovo!

Valori prestabiliti per i campi personalizzati sui contatti

Alcuni mesi fa abbiamo introdotto la possibilità di aggiungere i campi personalizzati sui contatti, per evitare l'utilizzo del campo “Informazioni di base” come contenitore delle informazioni più varie.

A partire da oggi sarete in grado di decidere cosa viene inserito all'interno di suddetti campi, specificando una serie di valori prestabiliti per ogni campo. Ad esempio, un campo “Certificato” potrebbe contenere solo i valori “No”, “In attesa” o “Si”, come nell'esempio qui sotto.

Una volta stabiliti i valori, i campi nel form di modifica dei Contatti non saranno più delle semplici caselle di testo, ma dei menu a comparsa contenenti i valori specificati.

Supporto per i file .ICS di calendario nelle email di notifica

Utilizzatori assidui del calendario, gioite! Da oggi Apollo allega il file .ICS contenenti i dati dell'evento alle email di notifica.

Ciò significa che è possibile aggiungere o aggiornare l'evento specificato nella vostra applicazione di calendario semplicemente aprendo il file .ICS allegato. Alcuni programmi di posta – ad esempio Apple Mail – possono anche aggiungerli automaticamente, senza il vostro intervento.

Il file viene incluso in ogni email di notifica relativo agli eventi di calendario, ad esempio quando un evento viene aggiunto o modificato, quando verrete invitati a una riunione, oppure quando una persona risponde alla partecipazione.

Parliamo dei sondaggi

Dopo una dura battaglia di numeri, i dati sull'ultimo sondaggio hanno visto la funzionalità dei Grafici Gantt vincere su quella delle Dipendenze tra Task, rispettivamente con il 59% e il 41% dei voti.

Stiamo lavorando sodo sui Grafici Gantt, e gli utenti del Brave Collective stanno già utilizzando la funzionalità. Nel frattempo abbiamo predisposto un nuovo sondaggio, così potete continuare a votare le vostre funzionalità preferite.

Per oggi è tutto. Grazie per l'attenzione!

Miglioramenti

• Panoramica: la tabella “Performance del team” ora è più precisa; i calcoli si basano sui progetti dell'intero workspace invece di quelli accessibili dall'utente collegato.
• Ora è possibile impostare la priorità di un task tramite la casella di inserimento rapido sotto Elenco di task: basta aggiungere uno, due o tre punti esclamativi all'inizio della riga per impostare la priorità rispettivamente a bassa, media o alta.

Risoluzione dei problemi

• Non era consentito il caricamento di un file con nome più lungo di 70 caratteri.
• Duplicare un progetto o aggiungerne uno partendo da un modello contenente un task dei caratteri speciali mostrava un errore.
• Per alcuni task, l'icona dei commenti non si disattivava mai, nemmeno dopo aver visualizzato i commenti.

Ormai dovreste aspettarvelo, ma siamo di nuovo qui per mostrarvi qualcosa di nuovo, e questo qualcosa riguarda i Modelli di elenco di Task.

I Modelli di elenco di Task (insieme ai Modelli di progetto) sono presenti in Apollo dall'inizio e, anche se qui vengono menzionati raramente, sono davvero utili per velocizzare il processo di inserimento dei Task quando si gestiscono tanti progetti allo stesso tempo.

I Task nei Modelli di elenco, per natura, possono avere solo date di scadenza relative. Quando un Modello di elenco viene usato per creare un nuovo Elenco di Task, le scadenze dei Task vengono convertite in date vere e proprie.

Finora era possibile impostare le date di scadenza dopo un numero di giorni, settimane o mesi, ma da oggi c'è un'opzione in più: la scadenza dopo un certo numero di giorni feriali. Ciò significa che la data di scadenza del Task generato salterà i weekend è sarà impostata al primo giorno feriale disponibile.

Questa funzionalità è stata richiesta molto spesso nei mesi scorsi e, dopo averla utilizzata internamente, siamo felici di renderla disponibile a tutti.

Dopo una breve pausa, da oggi è disponibile un nuovo sondaggio, quindi non perdete l'occasione di votare la vostra funzionalità preferita!

È tutto, grazie per l'attenzione!

Miglioramenti

• L'anteprima dei messaggi nella lista dei messaggi ora separa correttamente le righe con gli spazi (es.: “UltimaParolaPrimaParola” → “UltimaParola PrimaParola”).

Risoluzione dei problemi

• A volte mostrare un Elenco di Task precedentemente nascosto non visualizzava i Task al suo interno.
• Il caricamento della prima immagine di un workspace a volte non avviava il processo di creazione della miniatura, quindi veniva mostrata l'immagine con miniatura mancante.

Alcuni mesi fa abbiamo chiesto ai nostri utenti di votare la loro funzionalità preferita tra il Supporto per ripristinare gli elementi eliminati dai progetti, la possibilità di impostare le dipendenze tra Task, e la possibilità di dividere un Task in più Sottotask. Come avrete capito leggendo il titolo, quest'ultima funzionalità ha ricevuto il maggior numero di voti, e oggi siamo felici di annunciare il pieno supporto ai Sottotask in Apollo!

Ecco come appaiono i Sottotask in un elenco di task:

Sottotask ovunque!

A differenza di altri software di gestione progetti, che in genere offrono solo un elenco puntato, ogni Sottotask in Apollo è un Task in piena regola, con responsabile, priorità, data di scadenza, allegati, e tutto ciò che è disponibile in un normale Task. Ogni Sottotask, a sua volta, può avere i propri Sottotask, fino a 3 livelli di gerarchia.

Vogliamo sottolineare che non è solo una separazione estetica – i Sottotask hanno la loro logica. Difatti, un Task padre non può essere contrassegnato come completato finché tutti i suoi Sottotask non vengono contrassegnati come tali.

Ma c'è di più: cercando un Task per nome verrano visualizzati i Sottotask insieme ai loro Task genitori, così da capirne al volo il contesto.

Il supporto per i Sottotask sarà di sicuro un'utile aggiunta al vostro lavoro di squadra. Un grosso ringraziamento va agli utenti del Brave Collective: il loro aiuto e i loro inestimabili suggerimenti ci hanno permesso di perfezionare l'esperienza dei Sottotask e di migliorarne alcuni punti carenti.

Grazie per l'attenzione, e restate sintonizzati per altri aggiornamenti!

Miglioramenti

• Versione per cellulari: la panoramica ora mostra il nome del progetto invece del responsabile sotto ogni traguardo.
• Esportazione CSV e vCard: aggiunti i dati di telefono, fax e email dell'azienda dell'azienda relativa al contatto.

Risoluzione dei problemi

• In alcuni casi, certi utenti non ricevevano notifiche quando gli veniva assegnato un task.
• API: gli allegati non mostravano tutti i campi disponibili.
• Rapporti di tempo: nel raggruppamento per progetto, i progetti stessi non erano in ordine alfabetico.
• Contatti: i tag nella porzione detra della pagina dei Task non erano in ordine alfabetico.

Benvenuti nel primo aggiornamento del 2018! Mentre lavoriamo sodo sulle nuove funzionalità più grosse, volevamo mostrarvene un paio più piccole. Vediamole!