Ricordate quando abbiamo introdotto la possibilità di dividere i task in sottotask? Da allora è diventata la funzionalità più usata dai nostri utenti. Se siete tra questi utilizzatori più assidui, allora sarete felici di sapere che da oggi è possibile impostare dipendenze tra task.

A prima vista potrebbero sembrare la stessa cosa, ma le dipendenze tra i task non hanno una relazione genitore-figlio; questo significa che potrete relazionare tra loro i task contenuti in elenchi di task diversi. Inoltre, i sottotask impediscono di completare il task genitore finché non vengono completati tutti i suoi sottotask; con le dipendenze tra task avrete invece il pieno controllo di quale task debba essere iniziato o completato prima che un altro possa essere iniziato o completato.

Per iniziare, aggiungete prima i task che dipenderanno gli uni dagli altri, come nell'esempio qui sotto. Ricordate che non devono per forza far parte dello stesso elenco di task.

Fate click sul pulsante di modifica del task che dipenderà da un altro e aggiungete quest'ultimo dalla scheda Dipendenze. Iniziate a scrivere il suo nome per farvi aiutare nella ricerca dall'autocompletamento.

Selezionate il task, configurate i vincoli della dipendenza, quindi salvate.

A differenza dei sottotask, i task con delle dipendenze non hanno indicatori che mostrano qual è il task da cui dipendono, ma cambiando lo stato di un task con dipendenze non ancora soddisfatte riceverete un messaggio di avviso.

Per vedere tutte le dipendenze (e i sottotask, che fondamentalmente sono dipendenze più severe) vi basterà fermare il puntatore sulla casella di stato del task e attendere la finestra con il riassunto. In alternativa potete aprire la pagina con i dettagli del task e fare click su Task dipendenti.

Se siete anche degli utilizzatori dei diagrammi di Gantt, sappiate che le dipendenze tra task saranno rappresentate visivamente anche lì, dandovi una visione generale delle relazioni.

Per oggi è tutto. Come al solito, grazie per l'attenzione!

Se avete mai cancellato qualcosa per sbaglio, avete cambiato idea dopo averla cancellata, o più semplicemente avete paura di cliccare per sbaglio un pulsante che possa provocare una perdita accidentale di dati, non vi preoccupate, non siete i soli.

Da oggi però sarete più tranquilli, perché Apollo ora ha un cestino per i dati, e funziona esattamente come quello sul vostro computer: permette di recuperare gli elementi eliminati.

Vi basterà fare click sul link del cestino nella schermata in cui state cercando un elemento. Nell'esempio seguente, è la lista dei file:

All'apertura del cestino potrete vedere gli elementi eliminati, e avrete la possibilità di ripristinarli, o addirittura di cancellarli in modo permanente. Ricordate che gli elementi eliminati rimarranno nel cestino per 40 giorni prima di essere cancellati per sempre automaticamente.

Ma non c'è solo la lista dei file. Il cestino è disponibile per qualunque elemento di un progetto (messaggi, task, traguardi, ecc.), per i task e le note della sezione contatti/pratiche/opportunità, e per i commenti su qualsiasi elemento.

Ogni utente può ripristinare gli elementi che ha eliminato, mentre chi ha il permesso di modificare gli elementi altrui ora può anche ripristinarli.

Questa funzionalità è attiva (ma nascosta) da qualche settimana per permettere al Brave Collective — il gruppo di utenti che sperimentano le nuove funzioni di Apollo prima di tutti gli altri — di provarla a fondo, quindi potreste già trovare qualche elemento nel vostro cestino. Se volevate un modo per recuperare un elemento eliminato, questa è un'ottima opportunità.

Alla prossima!

Riuscire a tenere organizzato un elenco di cose da fare è qualcosa di cui essere fieri. A volte però ci manca il tempo per farlo, e ogni tanto ci ritroviamo a scrivere gli impegni su un documento di testo o un pezzo di carta, per poi spostare tutto manualmente su Apollo più avanti, un processo lento e noioso.

A partire da oggi, l'inserimento di questi dati sarà molto più pratico e veloce, perché ora è possibile creare task ed elenchi di task a partire da un file.

Vi basterà aprire la sezione Task di un progetto, fare click sul menu a comparsa di Aggiungi task e scegliere Importa da file per visualizzare la finestra di importazione:

Scaricate il file d'esempio, apritelo con qualsiasi applicazione di foglio elettronico che supporti i file .xls, e aggiungete tutti i vostri task. Salvate e caricate il file su Apollo usando la stessa finestra di importazione, quindi confermate facendo click su Importa task.

Il file d'esempio è autoesplicativo, e all'interno troverete alcuni task per capire come deve essere compilato. Se vi sembra comunque troppo complicato, seguite questa piccola guida:

• Compilate colonne Tasklist e Description – e lasciate la colonna Task vuota – per creare un nuovo elenco di task.
• Compilate le colonne Tasklist e Task per creare un nuovo task in quest'ultimo elenco. Lasciando la colonna Tasklist vuota, il task sarà inserito nell'elenco In entrata del progetto.
• Per assegnare i task, specificate l'utente nella colonna Assign to. Apollo assegnerà il task al primo utente con il nome corrispondente. Ad esempio, se uno degli utenti si chiama “John Smith” vi basterà scrivere “john”. Se ci sono "John Smith" e "John Herrald" allora sarà necessario specificare “johnsmith” o, più semplicemente, “johns”. È anche possibile assegnare il task a entrambi separando i loro nomi con un punto e virgola, così: “johnsmith;johnherrald” o “johns;johnh”.
• La data di inizio e di scadenza vanno specificate nelle colonne Start date e Due date con il formato AAAAMMGG, come “20200405“.
• La priorità può essere impostata nella colonna Priority con “Low”, “Medium”, o “High”, rispettivamente per bassa, media e alta.
• Potete specificare nella colonna Estimated time il tempo stimato per ogni task, sia nel formato in minuti, sia in formato orologio che in ore e minuti. Per esempio “25”, “1:30” o “1h 15m”.

È tutto. Ora inserire decine, centinaia, o anche migliaia di task sarà una passeggiata.

Alla prossima!

Benvenuti ad un altro aggiornamento riguardante le funzionalità di registrazione del tempo in Apollo. Infatti, dopo aver introdotto i limiti sul tempo fatturabile, che servono a tracciare l'ammontare del tempo, oggi parliamo dei periodi in cui può essere registrato il tempo.

Dopo il rilascio dei progetti con regole rigorose quest'estate (date anche uno sguardo alle domande frequenti per scoprire se è può essere utile al vostro team), molti di voi ci hanno segnalato i propri casi d'uso.

Invece di permettere al vostro team di registrare il tempo per qualsiasi data, all'interno di Impostazioni → Impostazioni predefinite ora potete restringere il periodo di date selezionabili in giorni, settimane o mesi.

Alcuni utenti ci hanno anche chiesto di poter disattivare completamente la possibilità di registrare il tempo con data futura, perché registrare un'azione che non è ancora successa nella maggior parte dei casi può portare solo ad errori. Non volendo cambiare in maniera non retrocompatibile una funzionalità già presente da tempo e su cui gli utenti fanno affidamento, abbiamo preferito riutilizzare le stesse possibilità di limitazione usate per il tempo con data passata.

Le stesse impostazioni possono essere personalizzate per ogni progetto semplicemente aprendo la pagina di impostazioni del progetto stesso e attivando Sostituisci le regole di registrazione del tempo. Ad esempio, potreste voler disabilitare la registrazione del tempo con data futura e restringere ancora di più le date per il tempo nel passato, come mostrato qui sotto:

Una volta salvate le impostazioni, i membri del progetto non potranno scegliere una data fuori del periodo scelto, e saranno costretti a discutere con il team eventuali eccezioni:

Per oggi è tutto. Ricordate che consideriamo tutte le vostre idee e feedback, quindi se ne avete scriveteci due righe.

Grazie per l'attenzione!

Benvenuti ad un nuovo aggiornamento di Apollo. Abbiamo in serbo alcune novità per le prossime settimane, ma ci piacerebbe iniziare con una nuova funzione pensata per rendere più semplice il rapporto tra i responsabili di progetto e i clienti.

Da oggi potrete impostare un limite alla quantità di tempo fatturabile per ogni progetto.

Sebbene a prima vista possa sembrare una funzione che si accavalla con la gestione del budget di progetto introdotta qualche tempo fa, in realtà si tratta di un approccio meno complesso che avete richiesto in tanti. Nei progetti più semplici spesso non c'è bisogno di mettere in gioco tutte le variabili previste dalla gestione del budget, ma basta un approccio più semplice e diretto, che avverta il responsabile del progetto che il limite di ore fatturabili per il progetto sta per essere raggiunto.

Per attivare questa nuova funzione basta aprire le Impostazioni del progetto, impostare il “Massimo tempo fatturabile”, attivare la casella “Avvisa il responsabile di progetto” e salvare.

Se non avete ancora scelto il responsabile del progetto, potete farlo scegliendolo dalla tendina “Responsabile del progetto” più in alto nella stessa schermata. Se il progetto non dovesse avere un responsabile, la notifica sarà inviata a tutti gli utenti del progetto che hanno il permesso “Può gestire i progetti” (coloro che possono cambiare le impostazioni del progetto e i suoi partecipanti).

Per oggi è tutto, ma potete trovare alcune modifiche secondarie qui sotto.

A presto!

Nuove funzionalità

• Le spese di progetto ora possono essere esportate in formato CSV.

Risoluzione dei problemi

• Il selettore giorni/mesi/anni nelle azioni in blocco degli elenchi di task non funzionava correttamente.

Nell'ultimo mese ci siamo concentrati sul raccogliere, organizzare e poi implementare tante piccole richieste che ci avete mandato nel tempo, tutte riguardanti il controllo dell'evoluzione dei progetti.

Va da sé che una comunicazione chiara e costante con il vostro team e i clienti, insieme ad una pianificazione dettagliata, rimarranno sempre elementi imprescindibili nella buona gestione di un progetto, ma:

• Quante volte avete dovuto ricordare di arricchire i task con le date di inizio?
• Quante volte avete richiesto che ai nuovi progetti fossero aggiunte le date indicative di inizio e fine?
• E vogliamo parlare dei sottotask? E di quando la data di scadenza di uno di essi slitta ben oltre la data di scadenza del task padre?
• E le persone che registrano voci di tempo su task che NON sono assegnati a loro? Cioè, su task su cui NON dovrebbero lavorare? Oh beh…

Ci siamo passati tutti; da oggi però c'è un'arma un più per mantenere il progetto sulla retta via, e riprendersi un po' di sanità mentale! 😅

L'abbiamo chiamato “Progetto con regole rigorose”, ed è una nuova opzione attivabile sia sui nuovi progetti – direttamente nella finestra di creazione progetto – che sui progetti esistenti, andando a visitare la schermata delle impostazioni del progetto.

Una volta che il progetto diventa “rigoroso”, saranno imposte diverse nuove regole da rispettare quando di manipolano i task, i traguardi o le voci di tempo, in maniera da sollevarvi dai tutti quei problemini menzionati all'inizio del post.

Non staremo ad annoiarvi con il dettaglio di tutti i controlli, ma se siete curiosi potete consultare la nostra la pagina riguardo i progetti con regole rigorose tra le domande frequenti.

Alla prossima!

Nuove funzionalità

• Ora è possibile caricare le ricevute delle spese in formato PDF.
• Le funzionalità di progetto configurabili ora sono pienamente supportate nei modelli di progetto.

Miglioramenti

• Aggiunta la data di creazione dell'evento nella finestra di anteprima.
• La creazione di un progetto da modello ora utilizza la categoria del modello se non ne viene selezionata nessuna.

Risoluzione dei problemi

• A volte le ricevute delle spese non venivano salvate.
• Il form di registrazione tempo mostrava anche i ruoli e le compagnie nella casella "Persona".
• Il sistema di raffinamento della ricerca nelle pagine dei task (I miei task, Task in tutti i progetti, ecc.) non funzionava su Safari.

Benvenuti all'aggiornamento di Aprile del vostro software di gestione progetti preferito!

Oggi parliamo dei progetti complessi, di come vengano caricati di contenuti in breve tempo, e di come a volte la solita gerarchia di task e sotto task negli elenchi, e degli elenchi collegati ai traguardi possa talvolta non bastare alla loro migliore organizzazione.

Introduciamo quindi la possibilità di etichettare i task. Da oggi potrete applicare uno più etichette ai task, nel modo che ha più senso per la tipologia del progetto e per il modo di ragionare del vostro team.

Ecco come si presenta un task con le etichette applicate:

Facendo click sull'icona dell'etichetta su un task vi verrà mostrato questo popup:

La prima sezione permette la ricerca e l'aggiunta delle etichette al task. Vogliamo far notare che non ci sono restrizioni riguardo il nome delle etichette:

• Non è necessario usare il cancelletto # all'inizio (ma siete liberi di farlo)
• Non è necessario usare le linee basse invece degli spazi
• È possibile usare i caratteri speciali
• È possibile usare gli ✨ emoji ✨

Ad esempio, invece di "#ricontrollare_prima_di_fine_anno" potete scrivere "Ricontrollare prima di fine anno" o "Ricontrollare / 2019".

Lo scenario più comune per le etichette è quello di aggiungere contesto ai task. Ad esempio problema o chiamare, o il nome di un luogo se il task deve essere gestito in un luogo specifico. Vi sconsigliamo di usare le etichette al posto dei campi già gestiti in Apollo, come la priorità o il responsabile del task. Non siate quelli che etichettano i task con alta priorità se c'è già il campo Priorità dedicato!

Ricerca e filtri

Arricchire i vostri task di etichette non sarebbe di nessun aiuto se non ci fossero poi dei filtri all'altezza della situazione, ed in queato Apollo non è secondo a nessuno!

Una volta aggiunta la prima etichetta ad un task, i filtri ti permetteranno di mostrare solo i task con le etichette specificate. Ovviamente in aggiunta a tutte le altre possibilità di filtraggio già presenti.

Etichette nel progetto vs. etichette globali

Lavorare in un team implica differenze di pensiero, ed è possibile che membri diversi sceglieranno etichette diverse per rappresentare lo stesso concetto. Moltiplicate tutte queste difformità per ogni progetto e presto dovrete gestire una serie interminabile di etichette, o etichette che non hanno senso nel progetto corrente.

Questo è il motivo per cui in Apollo le etichette all'inizio sono separate per progetto – un'etichetta aggiunta in un progetto sarà disponibile solo per i task dello stesso progetto.

Se volete che un'etichetta sia sempre disponibile, assicuratevi di avere il permesso di modificare gli elementi altrui (o chiedete al proprietario del workspace), dirigetevi in Impostazioni > Gestione etichette e fate click su Etichette dei task (quest'ultimo passaggio serve solo se avete anche il permesso di monitorare i contatti e le opportunità). Quindi fate click su un'etichetta e selezionate Trasforma in etichetta globale.

Questo approccio misto unisce il meglio dei due mondi, dandovi la libertà di utilizzare tutte le etichette necessarie in uno specifico progetto e al contempo di mantenere un set pulito e curato di etichette globali da riusare nel tempo.

Alla prossima!

Eccoci con un nuovo aggiornamento di Apollo! Oggi annunciamo una funzionalità che avete richiesto più e più volte: la possibilità di duplicare i progetti. 🎉

Ammettiamolo, non sembra una funzionalità tra le più eccitanti, ma ci sono delle motivazioni interessanti dietro alla sua esistenza. Eccone alcune:

• Prima di fare consistenti cambiamenti strutturali a un progetto
  Duplicate il progetto e fate tutti i cambiamenti necessari, e se non siete soddisfatti del risultato, eliminate semplicemente la copia del progetto e tornate a quello originale.


• Come alternativa ai modelli di progetto
  Non a tutti piace usare i modelli di progetto, così come non a tutti piace il caffè, la Nutella, o la pizza. Tenete da parte un progetto pulito e fatene una copia da usare come punto di partenza ogni volta che volete. E sì, in realtà a la pizza piace a tutti!


• Per congelare un progetto
  Sebbene Apollo offra uno storico delle revisioni per gli elementi all'interno di un progetto, a volte potreste voler registrare lo stato attuale del progetto nella sua interezza. Ora è possibile: basta duplicarlo e rimuovere gli altri utenti dal progetto duplicato.


• Per rendere gestibili i progetti più complessi
  I progetti crescono, si aggiungono altri collaboratori, aumentano le necessità e con esse aumenta la complessità di gestione. Dividete il progetto caotico in due progetti separati, duplicandolo e eliminando i dati non necessari da ognuno di essi. Saranno più facili da seguire e allieveranno il carico del cervello!

Sono emersi molti altri casi d'uso leggendo i vostri feedback. Variano dal mah al ha senso al perché questa funzionalità non è ancora presente? e tutte contribuiscono a rendere Apollo migliore, quindi continuate a scriverci le vostre idee!

Per oggi è tutto. Alla prossima!

Risoluzione dei problemi

• A volte lo storico dell'attività di un progetto non veniva caricata se conteneva elementi riguardanti le spese del progetto.
• Il tempo stimato nella pagina iniziale del progetto era visibile anche ai membri che non ne avevano il permesso.
• Mobile: la modifica della descrizione di un timer non veniva effettuata al primo tentativo.

Ci auguriamo che stiate sfruttando al meglio le nuove funzioni di monitoraggio del Budget rilasciate il mese scorso. I feedback e gli apprezzamenti che ci avete mandato sono stati graditissimi e utili come al solito! D'altronde è stato pensato per essere uno strumento che funziona autonomamente; basta configurarlo e dare un'occhiata al grafico di tanto in tanto per assicurarvi che il budget utilizzato sia al di sotto del limite – oppure ricevere automaticamente una notifica quando questo supera una certa soglia.

Tornando ai vostri feedback, questi hanno portato altre idee interessanti, tra cui la nuova funzionalità di oggi. Come sapete, la sezione di monitoraggio del Budget era disponibile solo agli utenti interni con il permesso “Può gestire i progetti”, che però in alcune realtà limitava la sua reale utilità per il gruppo di lavoro.

Da oggi invece avrete la possibilità di specificare il livello di accesso al Budget per ogni utente, progetto per progetto.

Per farlo vi basterà fare click sul menu Persone e autorizzazioni nel progetto, quindi selezionare il livello di accesso per ogni utente.

I livelli di accesso sono semplici e auto esplicativi; “nessun accesso” significa che l'utente non vedrà né potrà accedere alla schermata del budget; “può vedere” permette invece di accedere in sola lettura al budget di progetto; “può modificare” invece permette l'accesso completo.

Tutti gli utenti che ad oggi potevano già accedere alle funzioni Budget (perché avevano il permesso “Può gestire i progetti”), sono stati già migrati al nuovo permesso corrispondente.

Per il 2018 è tutto. Buon Natale e Felice Anno Nuovo!

Miglioramenti

• Cambiato il colore dei link nelle notifiche agli angoli dello schermo in modo che siano più leggibili.

Risoluzione dei problemi

• Il form di creazione di un task non permetteva di inserire l'orario di scadenza precedente all'orario di inizio, anche quando la data di scadenza era successiva alla data di inizio (es.: inizia oggi alle 20:00, finisce domattina alle 06:00)
• Il link per aggiornare la scheda di un progetto mostrava erroneamente la pagina Panoramica.

Nello scorso aggiornamento abbiamo parlato della nuova sezione dedicata alle Spese, usata appunto per tenere traccia delle spese di un progetto. Ma tenere sotto controllo le spese non l'unico pezzo del puzzle; per assicurarti che i tuoi progetti siano profittevoli, hai anche bisogno di un budget di progetto accurato!

Oggi Apollo offre un nuovo strumento, pensato appositamente per raggiungere questo obiettivo: il monitoraggio del Budget.

Ora potrete impostare il budget per un progetto e calcolare i costi di quest'ultimo (fino al centesimo) basandovi sul tempo e sulle spese registrate, ed essere sempre aggiornati sul budget rimanente.

Per iniziare vi basterà aprire un progetto (anche uno in corso andrà bene), fare click sul menu Budget, quindi sul pulsante Impostazioni budget. Lì potrete decidere in che modo tracciare il budget nel progetto. Nota: il menu Budget è disponibile solo agli utenti interni con il permesso "Può gestire i progetti".

Abbiamo cercato di soddisfare gli scenari più comuni, dai più semplici con budget totale fisso – sia esso in termini di tempo o di denaro – ai più specifici, in cui si desidera impostare un budget per categoria di lavorazione o per persona.

A seconda di ciò che imposterete vi potrebbe essere richiesto di configurare la tariffa oraria per progetto, categoria o utente, che è possibile fare facendo click sul pulsante Impostazioni tariffa oraria.

La schermata del budget mostra anche il totale dei costi interni, che è la somma delle spese del progetto e del costo interno delle persone che ci lavorano. La tariffa oraria per la sezione "Costi interni" è un importo che può essere impostato dalla schermata "Costo utenti" all'interno delle impostazioni generali di Apollo.

Ora siete pronti! Vi basterà continuare a registrare il tempo e le spese come al solito, e dare un'occhiata al grafico di tanto in tanto per assicurarvi che la nave sia sulla rotta giusta! In alternativa potrete configurare la funzione di avviso automatico via e-mail per ricevere una notifica quando il budget utilizzato supera la soglia specificata.

Grazie per la lettura, e alla prossima!